Con la votazione e l’approvazione del regolamento interno si aprono oggi a Bruxelles ufficialmente i lavori del gruppo di esperti nel settore dei servizi gioco d’azzardo.
Il regolamento prevede che le riunioni del gruppo siano convocate dal presidente, di propria iniziativa, o su richiesta della maggioranza semplice dei membri dopo che il servizio della Commissione ha dato il suo consenso.
Le riunioni del gruppo si tengono nei locali della Commissione.
Il segretariato redige l’ordine del giorno sotto la responsabilità del presidente e lo invia ai membri del gruppo.
L’ordine del giorno è adottato dal gruppo all’inizio della riunione.
La segreteria trasmette l’invito della riunione e l’ordine del giorno ai membri del gruppo entro e non oltre trenta giorni prima della data della riunione.
La segreteria trasmette i documenti sui quali viene consultato il gruppo ai membri del gruppo entro quattordici giorni prima della data della riunione.
In caso di urgenza o caso eccezionale, i termini per l’invio della documentazione può essere ridotto a cinque giorni prima della data della riunione.
Per quanto possibile, il gruppo adotta opinioni, suggerimenti o segnalazioni per consenso.
In caso di voto, il risultato della votazione viene deciso a maggioranza semplice dei membri.
In accordo con i servizi della Commissione, il gruppo può istituire sottogruppi per esaminare questioni specifiche sulla base di un mandato definito dal gruppo. Tali sottogruppi sono sciolti non appena concluso il loro mandato.
Se necessario, il parere del gruppo o la raccomandazione su una questione specifica possono essere forniti mediante una procedura scritta. A tal fine, la segreteria invia ai membri del gruppo il documento in cui il gruppo si sta consultando.
Il documento di sintesi della discussione su ogni punto all’ordine del giorno e dei pareri formulati dal gruppo è redatto dal segretariato sotto la responsabilità del presidente. Il verbale non reca menzione della posizione individuale dei membri nel corso delle deliberazioni del gruppo. Il verbale è adottato dal gruppo.
In ogni riunione, la segreteria redige, sotto la responsabilità del presidente, un elenco di presenze che specifica, se del caso, le autorità, le organizzazioni o gli organi cui appartengono i partecipanti.
In caso di conflitto di interessi in relazione ad un rappresentante di un membro del gruppo o di un esperto esterno , i servizi della Commissione possono escludere tale rappresentante o esperto del gruppo da una riunione particolare oppure può decidere che il rappresentante o esperto in questione debba astenersi dal discutere i punti all’ordine del giorno in questione e da qualsiasi votazione di questi elementi.
All’inizio di ogni riunione, a qualsiasi rappresentante o esperto la cui partecipazione ai lavori del gruppo potrebbe sollevare un conflitto di interessi ne informa il presidente.
I conflitti di interesse devono essere comunicate per iscritto, ad esempio, nel processo verbale sommario della riunione del gruppo.
La corrispondenza relativa al gruppo deve essere inviata alla Commissione, all’attenzione del presidente.
La corrispondenza destinata ai membri del gruppo deve essere inviate all’indirizzo e-mail che viene fornito a fine.
Le deliberazioni del gruppo sono riservate.
In accordo con i servizi della Commissione, il gruppo può, a maggioranza semplice dei suoi membri, decidere di aprire le sue deliberazioni al pubblico.
